Espeka

Payroll

Menjalankan Periode Payroll

Memahami Profil Run untuk resep periode payroll, lalu menjalankan siklus draft → calculated → finalized beserta penguncian periode.

Payroll di Espeka HRIS dijalankan per periode (run), dan setiap run mengikuti sebuah Profil Run yang menentukan apa saja yang dibayar dan bagaimana pajaknya dihitung.

Profil Run

Buka Penggajian → Profil run untuk melihat "resep" periode payroll yang tersedia.

Daftar profil run payroll: regular, lembur mingguan, dan THR

Contoh data demo menunjukkan tiga profil berbeda:

Kode Membayar Pajak (PPh21) Jadwal
regular Gaji pokok, komponen tetap, lembur, BPJS PPh21 dipotong monthly
lembur-mingguan Lembur saja Tanpa potongan (dipajaki di run regular bulanan) weekly
thr Tunjangan Hari Raya Tanpa potongan (dipajaki di run regular bulanan) adhoc

Fleksibilitas ini memungkinkan tenant menjalankan lembur mingguan terpisah dari gaji bulanan, atau membuat run ad-hoc khusus THR — tanpa pajak dobel, karena basis pajak run non-monthly digabungkan ke run regular bulan yang sama saat dihitung.

Membuat dan menjalankan periode

Buka Penggajian → Periode penggajian.

Daftar periode payroll dengan status draft/calculated/finalized

Siklus status run

  1. Buat periode — tekan Buat periode, pilih profil run dan rentang tanggal.
  2. calculated — tekan Hitung untuk menjalankan mesin kalkulasi (BPJS, lembur tiered, PPh21 TER). Proses ini idempoten — bisa dijalankan ulang berkali-kali sebelum finalisasi tanpa efek samping, berguna saat ada koreksi data yang perlu tercermin ulang.
  3. finalized — tekan Finalisasi untuk mengunci periode. Setelah finalized, payslip tidak bisa dihitung ulang lagi, dan sistem mengirim email pemberitahuan slip gaji tersedia ke karyawan yang memiliki email.
  4. Batal — batalkan run yang belum final bila terjadi kesalahan konfigurasi.

Melihat detail satu periode menampilkan rekap tiap karyawan (Bruto, BPJS, Estimasi diterima, Biaya perusahaan):

Detail periode payroll finalized dengan rekap tiap karyawan dan tombol file bank

Penguncian periode (period lock)

Finalisasi mengunci periode per-karyawan. Begitu sebuah run finalized, domain yang dibayarnya (misalnya lembur atau komponen tetap) untuk karyawan yang tercakup tidak bisa lagi diubah lewat modul lembur, cuti, atau koreksi kehadiran untuk tanggal-tanggal dalam periode tersebut. Ini mencegah slip gaji yang sudah diterbitkan menjadi tidak sinkron dengan data sumbernya.

Pengecualian berlaku ketat: hanya run yang benar-benar membayar domain tersebut dan mencakup karyawan tersebut dalam scope-nya yang mengunci — bila resolver tidak yakin, sistem bersikap konservatif (memilih mengunci) demi keamanan data.

Lanjut ke Slip Gaji dan Pencairan untuk melihat hasil akhir tiap karyawan dan proses pencairan ke bank.